Privacyverklaring Treffik

Wij vinden de bescherming van jouw persoonsgegevens belangrijk.

Treffik is een initiatief van Dienst Mobiliteit en Infrastructuur van Provincie West-Vlaanderen. We hechten groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerken jouw persoonsgegevens met de nodige zorg. De persoonsgegevens die je ons verstrekt, worden verwerkt door Provincie West-Vlaanderen, Koning Leopold III-laan 41 in 8200 Sint-Andries. Het provinciebestuur is dus de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw gegevens. We werken hierbij volgens de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 24 mei 2016.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

In het kader van Treffik en de diensten die we van hieruit verlenen hebben wij volgende persoonsgegevens van jou als deelnemer nodig:

• jouw identificatiegegevens: naam, voornaam, e-mail en telefoonnummer (optioneel);
• elektronische identificatiegegevens zoals: IP-adressen en cookies;
• professionele gegevens: functie binnen de organisatie of bedrijf.

Treffik zal bij evenementen en activiteiten mogelijks foto- en beeldmateriaal verzamelen. Dit is volledig optioneel: wij vragen jou de toestemming voor het aanmaken van het materiaal en voor de verwerking ervan.

Jouw persoonsgegevens komen dus bij ons terecht:

• omdat je ze zelf aan ons hebt bezorgd bij inschrijving of via het contactformulier op de website;
• omdat we ze verzamelen wanneer je deze site bezoekt;
• naar aanleiding van een evenement of activiteit.

Voor meer informatie over het gebruik van elektronische identificatiegegevens bekijk je best ons cookiebeleid.

Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?

We verwerken jouw gegevens om de volgende redenen:

• om een antwoord te kunnen bieden op de vraag die je stelt via het contactformulier;
• omwille van de administratie van leden;
• omwille van de praktische organisatie van een evenement of activiteit;
• omwille van het opmaken van een samenwerkingsovereenkomst voor aanbieden van de dienstverlening waarop je als lid recht op hebt;
• omwille van promotie van Treffik en ons aanbod.

Hoe verwerken we jouw persoonsgegevens?

We nemen alle technische en organisatorische maatregelen om de verwerking van jouw gegevens veilig te laten verlopen en wij eisen van derden die jouw persoonsgegevens voor ons behandelen of verwerken dat zij hetzelfde doen. Toegang tot jouw persoonsgegevens is beperkt om ongeoorloofde toegang, wijziging of misbruik te voorkomen en is alleen toegestaan voor die medewerkers die jouw gegevens nodig hebben om hun job uit te oefenen. Deze medewerkers zijn verplicht om discreet om te gaan met de gegevens en leven alle technische voorschriften na om de gegevens veilig te verwerken.

Hoe lang worden de gegevens bewaard?

De gegevens worden bewaard zolang als nodig is om onze dienstverlening te kunnen aanbieden en om onze administratieve en wettelijke verplichtingen na te komen. 

In het geval van gegevens die verstrekt worden via het contactformulier worden enkel de inhoud van de vraag en de bedrijfsnaam bijgehouden. Gegevens van leden worden bijgehouden zolang men lid is.

Geven we jouw persoonsgegevens door aan derden?

We zullen nooit jouw gegevens meedelen aan derden, tenzij in volgende gevallen:

• het is noodzakelijk voor het bereiken van de eerder vermelde doelstellingen (zie "Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?")
• je geeft ons hiervoor schriftelijke toestemming;
• we zijn wettelijk verplicht om dit te doen;
• ze worden opgevraagd in het kader van een gerechtelijk onderzoek.

Om de eerder vermelde doelstellingen te behalen geven we jouw gegevens door aan volgende personen of instanties:

• aanbieders van info, vorming of training met wie we een activiteit of evenement organiseren.

Voor de ontwikkeling van de website en de hosting doen we een beroep op externe leveranciers. Zij verwerken zelf jouw persoonsgegevens niet, maar komen mogelijk in aanraking met de gegevens bij ontwikkeling en onderhoud van de website. Met deze leveranciers zijn de nodige verwerkersovereenkomsten afgesloten zodat alles correct en veilig verloopt.

Wat zijn jouw rechten en hoe kan je die uitoefenen?

Als betrokkene heb je bepaalde rechten:

• Recht op inzage: je kan ons vragen welke gegevens we van jou verwerken.
• Recht op rectificatie en aanvulling: je kan foutieve gegevens altijd laten corrigeren. Dit is ook voor ons belangrijk, dus geef snel wijzigingen door.
• Recht op beperking van de verwerking: als de gegevens foutief zijn, dan zullen we ze niet verwerken tot ze correct zijn.
• Recht op bezwaar tegen de verwerking: je kan bezwaar uitoefenen tegen de verwerking, maar dan kunnen we de eerder vermelde doelstelling niet meer halen en is er geen overeenkomst meer.
• Recht op dataportabiliteit: indien je wenst kunnen we de gegevens die we over jou verwerken beschikbaar stellen in een digitaal formaat. Welk formaat en hoe spreken we onderling af.
• Recht op vergetelheid: zolang je lid bent kunnen we je gegevens niet wissen.
• Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering: dit is niet van toepassing op onze verwerking.

Om jouw rechten uit te oefenen neem je best contact op met: [email protected].

Waar kan je terecht als je niet tevreden bent met de manier waarop we omgaan met jouw gegevens?

We doen ons uiterste best om jouw persoonsgegevens correct te behandelen. Ben je toch niet tevreden met onze werkwijze, dan kan je altijd contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via [email protected].

Je kan ook altijd contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
tel: +32 (0)2 274 48 78
e-mail: [email protected]